Vejen til en god generalforsamling

Vidste du at ..?

Blandt DOF’s medlemsskoler er generalforsamlingen den mest udbredte form for udøvelse af demokrati. Nogle foreninger har et repræsentantskab som sin øverste myndighed. Forskellen er, at en generalforsamling udgøres af de medlemmer, som har meldt sig ind i foreningen, mens et repræsentantskab er sammensat af repræsentanter fra foreninger, interesseorganisation eller lignende, typisk med en faglig interesse i aftenskolens virke.

Medlemmer

Men hvad kan man så gøre, for at få flere til at involvere sig i aftenskolens demokrati?

Første må aftenskolen selv opløfte værdien af en medlemsdrevet demokratisk organisation som sit fundament. Aftenskolen må tage stilling til, hvordan der rekrutteres medlemmer, deres rolle og om der skal være særlige fordele. Og endelig skal der gøres en aktiv indsats for eksempel blandt deltagerne eller faglige og lokale interessenter. Det kan du læse mere om i DOF’s medlemsprojekt.

Hvad er bedst for aftenskolen? En stor medlemsflok med lille engagement eller en lille medlemsflok med stort engagement? Svaret er forhåbentligt et sted i midten. Det er en fordel, at medlemmerne reelt har interesse for foreningen og aftenskolen, men man skal bestemt ikke underkende værdien af at have bred rodfæstning og dermed undgå at blive en lille lukket forsamling.

(Artiklen fortsætter efter boksen).

Vidste du at ..?

For at en forening kan defineres som en demokratisk forening og være tilskudsberettiget, så skal generalforsamlingen/repræsentantskabet have magt til både at vælge og afsætte en bestyrelse. Dette betyder, at den samlede medlemsskare som minimum skal omfatte et flertal, som ikke er en del af bestyrelsen. Medlemmer kan både være personer og organisationer.

Gode råd til rekruttering til bestyrelsen

Medlemmer er helt centralt i forhold til generalforsamlinger, fordi det er medlemmerne, der inviteres til og udgør generalforsamlingen som den øverste myndighed. Det er blandt medlemmerne, bestyrelsesmedlemmer rekrutteres. Enhver ansvarlig bestyrelse bør altid være forberedt til generalforsamlingen med egnede kandidater til bestyrelsesposter. Det kan også være et betryggende argument, at deltagerne på generalforsamlingen på forhånd ved, at der er kandidater til bestyrelsen. Det er desværre ikke uset, at der nogle gange har været valgt bestyrelsesmedlemmer, der egentlig ikke var klar til opgaven – blot fordi der ikke var andre kandidater.

Opgaven med at rekruttere kandidater til en bestyrelse foregår hele tiden året rundt. Hav øjne og ører åbne for de muligheder, der løbende opstår, og gør noget aktivt når der er brug for det. Nedenfor er nogle gode råd til rekruttering:

• Husk at spørge! De fleste melder sig ikke selv på banen, men vil gerne spørges.
• Spørg også dem, du ikke plejer. Måske I har brug for andre typer eller har ’blinde vinkler’ for, hvor de gode folk findes.
• Vær konkret og ærlig om indhold og omfang. Folk vil gerne vide, hvad de går ind til og kan forvente. De mest engagerede får du ved at fortælle, hvilken indflydelse de kan få - ikke ved at fortælle hvor lidt de behøver at lave.
• Overvej, hvordan du præsenterer opgaven i forhold til, hvem du spørger, og lad folk selv vurdere, om de synes, det er spændende eller kedeligt.
• Spørg også de travle. Tag ikke valget fra folk på forhånd, men gå efter den, I gerne vil have til posten.
• Folk vil gerne være en del af en succes. Overvej derfor, hvordan du præsenterer aftenskolen. Det er de færreste, der ønsker at være en del af en ’synkende skude’, så fokuser på mulighederne – ærligt selvfølgelig!
• Rekruttering sker på flere planer og hele året. Sørg for også at have øje på hvem, der på et tidspunkt kan blive aktuel, så der bliver skabt en ’fødekæde’. Nogle har brug for at starte i en arbejdsgruppe frem for at blive kastet direkte ind i jobbet som formand.
• Lad eventuelt interesserede begynde med mindre opgaver i foreningen – inden de bliver valgt ind i bestyrelsen. Så de lærer foreningen at kende på forhånd.
• Tag ikke altid et nej for et nej. Spørg eventuelt, hvad der skal til, for at vedkommende vil sige ja. Det er måske bare en lille ting, som kan løses. Hvis du fortsat får et nej, så brug deres netværk. Spørg om de kender nogen, som kunne være aktuelle at spørge til opgaven.
  
  (Artiklen fortsætter efter billedet).

Gør generalforsamlingen til en fest

Et er at have en god struktur og tilpas med medlemmer. Noget andet er at involvere medlemmerne og gøre det interessant at være en del af aftenskolens demokrati, herunder at skabe den rette stemning og indflydelse, når det gælder generalforsamlingen. Dette emne har DOF’s formand Torben Stenstrup skrevet en glimrende artikel om, som du kan læse her.

Formalia og frihed

Det er altid vigtigt at konsultere vedtægterne i forbindelse med afviklingen af generalforsamlingen og holde sig til det, som er beskrevet her. Vedtægterne indeholder for eksempel regler om afstemning, tidsfrister, godkendelse af regnskab og valg til bestyrelse og revisor.

En generalforsamling kan sagtens rumme både at være festlig og indholdsrig og samtidig gennemføres med nødvendig myndighed og alvor, så der ikke er tvivl om, hvad der drøftes og besluttes. Det kræver en god dirigent, som kender sin rolle og opgave. Med andre ord skal en god dirigent kunne jonglere mellem de grundlæggende formalia og tydelighed, når der tages beslutninger, og samtidig give plads til den gode stemning, diskussioner og idéer.

Du kan læse mere om dirigentens formelle rolle her, mens ’jonglør-rollen’ nok mere er båret af personlighed og erfaring.

Den gode modtagelse i bestyrelsen

Uanset om man rutineret i bestyrelsesarbejde eller ej, så er en ny bestyrelse altid ny. Derfor er det vigtigt med en god velkomst til bestyrelsen. Gør det gerne til en vane, at et nyt bestyrelsesår altid starter med en fælles gennemgang og opdatering af bestyrelsens forretningsorden og arbejdsform, og giv også gerne plads til nye idéer og forandringer. Du kan eventuelt tage udgangspunkt i disse punkter.

• Sørg for en god introduktion til bestyrelsens arbejde, både de skrevne og uskrevne regler.
• Sørg for at dele relevante dokumenter for eksempel vedtægter, forretningsorden, referater og regnskaber for det seneste år.
• Skab rum for, at nye kan stille spørgsmål og vær åben over for forslag.
• Gør det meningsfyldt og motiverende at være en del af bestyrelsen, og vær tydelig omkring rolle, ansvar og opgaver.
• Giv rum for uformel samtale, hvor I husker at inkludere nye. Det kan være spisning/kaffe i forbindelse med mødet eller deltagelse i kurser/konferencer/studiebesøg og lignende.
• Brug din DOF-konsulent eller denne folder.

Held og lykke med arbejdet i bestyrelsen!