Revision af skolens regnskab
Skrevet af:
Claus Guldborg Nyvold, Registreret revisor (for blandt andet DOF)
Det er snart tid til regnskaber og generalforsamlinger. DOF’s revisor giver her sin anbefalinger til, hvordan man som generalforsamlingsvalgt revisor kan løse sin opgave med at gennemgå regnskabet.
Et nyt år truer, og dermed også en ny regnskabssæson. For aftenskolernes vedkommende betyder det typisk, at der skal udarbejdes og indsendes et tilskudsregnskab til den kommune, hvor foreningen får tilskud til undervisningen fra.
De overordnede krav til regnskab og revision fremgår af folkeoplysningsbekendtgørelsens §§18 og 19. Det er alene de overordnede krav, der beskrives her, da det er den kommunen, der præciserer de lokale krav og retningslinjer, herunder blandt andet frist for indsendelse og krav til revision.
For mange kommuner er fristen for indsendelse ret tidlig, typisk den 1. april. Det skyldes, at kommunen skal bruge de indberettede oplysninger til at fordele næste års tilskud.
Krav til revisionen
Da det er kommunen, der fastsætter de nærmere betingelser omkring revision, er det også her, man kan søge information om, hvordan tilskudsregnskabet for aftenskolen skal revideres.
Der kan være store lokale forskelle på, hvilke krav til ’grad af sikkerhed’ på tilskudsregnskabet (se faktaboks) der gælder, og hvem der kan revidere skolernes tilskudsregnskaber. I ledermappen for aftenskoler i Aarhus Kommune fremgår det for eksempel, at tilskud over 450.000 skal revideres af en godkendt revisor, det vil sige registreret eller statsautoriseret revisor.
Modsat kan tilskudsregnskaber for aftenskoler i Aarhus, der får tilskud under 450.000, blive revideret af en generalforsamlingsvalgt revisor, der ikke behøver at være godkendt revisor.
Uafhængighed
Uafhængighed er for godkendte revisorer ultimativt. Hvornår en godkendt revisor er uafhængig, styres af bestemmelser i revisorloven, og overtrædelser sanktioneres med bøder, der som oftest begynder med 100.000 kroner.
Uafhængigheden for andre generalforsamlingsvalgte revisorer er også vigtigt, men modsat godkendte revisorers uafhængighed er det ikke defineret i en lov. Nogle kommuner har krav til revisors uafhængighed, typisk med krav om, at man ikke må være en del af bestyrelsen og ikke have familiemæssig tilknytning til bestyrelsesmedlemmerne. Jeg mener, at der ligeledes må gælde krav om, at man ikke er i familie med skoleleder eller bogholder, og ikke har deltaget i udarbejdelsen af regnskabet. Det vil sige, at man kan ikke både være bogholder for aftenskolen og samtidig være valgt som revisor af generalforsamlingen.
Udførsel af revisionen
På www.danskoplysning.dk (i Aftenskolehåndbogen under ’Tilskudsregnskab’) ligger der en glimrende tjekliste til, hvad en revision af et tilskudsregnskab bør indeholde, når den udføres af en generalforsamlingsvalgt revisor.
Jeg vil særligt henlede opmærksomheden på punktet omkring den udbetalte lærer- og lederløn. Det kan være noget af en ’showstopper’ for kommunens godkendelse af tilskudsregnskabet, hvis ikke den udbetalte lærerløn stemmer med de gennemførte undervisningstimer. Man skal altså sikre sig, at formlen ’Gennemførte undervisningstimer gange et gennemsnit af den fastsatte timesats er lig med den samlede udbetalte lærerløn’. Da den godkendte timesats kan ændre sig i løbet af året, går formlen typisk aldrig helt op. Men hvis differencen ligger inden for 1-2 kroner pr. undervisningstime, er det ikke helt galt.
Jeg vil nedenfor komme med forslag til øvrige handlinger, man som generalforsamlingsvalgt revisor kan gennemføre i forbindelse med revision af et tilskudsregnskab, og dermed sikre sig, at regnskabet er retvisende.
(Artiklen fortsættes under billedet).
Claus Guldborg Nyvold er registreret revisor, for blandt andet DOF.
Generelt
Et af de helt grundlæggende regnskabsprincipper er kontinuitet. Det vil sige, at et nyt regnskabsår begynder der, hvor det gamle sluttede. Det sikrer man sig ved at kontrollere, at egenkapitalen pr. 31. december året før det man reviderer, også er den egenkapital, man begynder med i det aktuelle regnskabsår. En hver god revision begynder med denne kontrol, og man bør ikke gå videre, før end det er afstemt.
Herudover bør man, inden revisionen går rigtigt i gang, sikre sig, at den underlæggende bogføring stemmer med det resultat og den egenkapital, der er anført i det opstillede tilskudsregnskab. Altså helt lavpraktisk at afstemme, om tallene i for eksempel Navision er de samme som er medtaget i regnskabsskemaet.
Når ovenstående handlinger er på plads, kan man gå i gang med den egentlige revision.
Resultatopgørelsen
De stærkeste revisionsbeviser er dem, man kan finde i eksternt materiale; det vil sige oplysninger, der er udarbejdet af andre end skolen selv. Det kan man ved for eksempel at afstemme det modtagne tilskud med tilskudstilsagnet fra kommunen for at sikre sig, at denne post stemmer med beløbet, der er lovet i tilskudsbrevet.
Løn er som regel den største udgiftspost i en aftenskoles regnskab. Det er derfor også en god handling, ud over den ovenfor anførte afstemning af lærerlønnen, at afstemme, om den samlede bogførte løn til både lærere, leder og eventuelt øvrige ansatte stemmer med det, der er indberettet til SKAT. Til det formål kan man bede om at få kopi af den samlede indberettede løn via skolens lønsystem eller få udskrevet oversigt af det indberettede til SKATs lønsystem, eIndkomst. I den forbindelse er det vigtigt at indskyde, at revisor altid har krav på at få alle oplysninger fra bestyrelsen og på at få relevant materiale udleveret. Hvis det ikke udleveres, må revisor gøre generalforsamlingen opmærksom herpå.
Herudover kan man alt efter skolens størrelse vælge at kontrollere øvrige poster i resultatopgørelen ved stikprøvevis kontrol af bilag. Det gøres for at sikre sig, at de medtagne udgifter er relevante for skolens drift.
Balancen
Balancen består af skolens værdier (aktiver) samt skolens egenkapital og gæld (passiver). Mange aftenskoler har i perioder væsentlige indestående på bankkontiene. Det kan for eksempel skyldes forudbetalinger af tilskud eller deltagerbetalinger. En af de vigtigste revisionshandlinger er derfor at sikre sig, at den saldo der er medtaget i regnskabet kan afstemmes med det beløb, der faktisk står på skolens bankkonti.
Som ovenfor nævnt er det vigtigt at anvende eksternt materiale til sin revision i det omfang, det kan lade sig gøre. For at afstemme bankkonti kan man derfor enten bede om at få tilsendt en engagementsoversigt direkte fra banken, men det koster typisk et gebyr på cirka 1.000 kroner. Som alternativ kan man i stedet overvære, at den fra skolen, der har adgang til banken, logger på skolens netbank og udskriver oversigt over bankkonti pr. statusdagen, typisk den 31. december. Det er jo ikke fordi, os revisorer pr. automatik tror, at alle vil snyde, men det giver en god sikkerhed for alle parter, at der er styr på tingene – ikke mindst for eksempelvis skolelederen, der har ansvaret for den daglige drift af skolen.
Dokumentation
Modsat godkendte revisorer er der for foreningsvalgte revisorer ikke krav til, hvordan man dokumenterer sine revisionshandlinger. Jeg vil dog anbefale, at man i det mindste gemmer regnskabsmaterialet, man har været igennem sammen med de vigtigste afstemninger, der er foretaget. Det er den eneste måde man kan dokumentere, at man har udført sit arbejde, hvis der på et senere tidspunkt skulle opstå en sag, for eksempel om besvigelser.
Afslutning
Dette er jo på ingen måde en lærebog i revision, og der kan være en lang række øvrige handlinger, som kan være relevante for den enkelte skole. Jeg vil dog håbe, at artiklen kan give lidt inspiration til, hvordan man tackler opgaven som foreningsvalgt revisor, så resultatet bliver retvisende tilskudsregnskaber, der kan godkendes af den tilskudsgivende kommune. God arbejdslyst.
