Bestyrelsens ansvar som arbejdsgiver
Bestyrelsen er medansvarlig for arbejdstrivslen i aftenskole. Vi giver råd – og fem gode vaner – til, hvordan den opgave kan løftes.
At sidde i bestyrelsen for en aftenskole handler heldigvis om meget mere end budgetter, vedtægter og referater. Men når aftenskolen har ansatte, følger der også et arbejdsgiveransvar med. Det gælder, uanset om bestyrelsesarbejdet er frivilligt, og uanset om den daglige ledelse er lagt i hænderne på en skoleleder.
Bestyrelsen står ved roret
En aftenskole er en folkeoplysende forening, og det er bestyrelsen, der har det overordnede ansvar for, at skolen udvikler sig, drives ansvarligt og lever op til sit formål. Bestyrelsen skal sikre, at økonomien hænger sammen, at tilskud anvendes korrekt, og at aftenskolen følger de regler og vilkår, der gælder for folkeoplysende virksomhed.
Man kan sige, at bestyrelsen har ansvaret for kursen, mens andre står for den daglige sejlads.
Når bestyrelsen bliver arbejdsgiver
Så snart aftenskolen har ansatte, bliver bestyrelsen formelt arbejdsgiver. Det indebærer blandt andet ansvaret for at ansætte skolelederen, fastlægge de overordnede rammer for arbejdet og følge op på, hvordan aftenskolen udvikler sig.
Bestyrelsen skal ikke kontrollere hver enkelt opgave eller godkende hver eneste beslutning. Til gengæld skal den sikre, at der er klare mål, en sund økonomi og gode rammer for arbejdet. Arbejdsgiveransvaret ligger hos bestyrelsen, også selvom mange opgaver uddelegeres i hverdagen.
Skolelederen tager sig af hverdagen
I de fleste aftenskoler er det skolelederen, der står for den daglige ledelse. Det betyder typisk, at skolelederen ansætter undervisere og administrative medarbejdere, planlægger arbejdet og håndterer de daglige personalespørgsmål.
For medarbejderne er skolelederen derfor den nærmeste leder. Bestyrelsen skal ikke fungere som personalechef for underviserne, men i stedet skabe de rammer, som gør det muligt for skolelederen at lede organisationen godt.
Den model giver både tydelighed og handlekraft. Bestyrelsen kan koncentrere sig om strategi og udvikling, mens skolelederen sørger for, at hverdagen fungerer.
Foto: Unsplash
Ansvar for ordentlige ansættelsesforhold
En god arbejdsplads kommer ikke af sig selv. Bestyrelsen har ansvaret for, at aftenskolen overholder reglerne på arbejdsmarkedet, herunder regler om ansættelse, løn, ferie, skatteindberetning, forsikringer og arbejdsmiljø.
Det betyder ikke nødvendigvis, at bestyrelsen selv løser alle opgaverne. Men den skal sikre sig, at nogen gør det, og at der er styr på processerne. Som arbejdsgiver kan man nemlig ikke delegere selve ansvaret væk.
Trivsel er også et bestyrelsesanliggende
Når vi taler arbejdsgiveransvar, tænker mange først på kontrakter og regler. Men mindst lige så vigtigt er det menneskelige aspekt.
Bestyrelsen har et ansvar for, at aftenskolen er en attraktiv arbejdsplads med plads til faglig udvikling, samarbejde og trivsel. Det sker ofte bedst gennem en løbende dialog med skolelederen om arbejdsmiljø, medarbejdertrivsel og de udfordringer, der kan opstå undervejs.
Økonomien er en kerneopgave
Selv den mest inspirerende aftenskole har brug for en sund økonomi. Derfor er det bestyrelsens opgave at godkende budgetter, følge økonomien og sikre, at regnskaber og dokumentation er i orden.
Bestyrelsen er samtidig ansvarlig over for kommunen for anvendelsen af de offentlige tilskud. Derfor er det vigtigt løbende at holde øje med både indtægter, udgifter og de krav, der følger med støtten.
I langt de fleste tilfælde hæfter foreningen selv for sine dispositioner. Men hvis en bestyrelse handler groft uagtsomt eller tilsidesætter sit ansvar, kan der i særlige situationer opstå et personligt ansvar.
Det gode samspil
De bedste aftenskoler er ofte kendetegnet ved et stærkt samarbejde mellem bestyrelse og skoleleder. Bestyrelsen skal ikke drive skolen i det daglige, men sætte retning, stille de rigtige spørgsmål og være en aktiv sparringspartner.
Når rollefordelingen er klar, og der er tillid på begge sider af bordet, får aftenskolen både en stærk demokratisk forankring og en professionel ledelse. Det gavner bestyrelsen, medarbejderne, underviserne og ikke mindst de deltagere, som aftenskolen er sat i verden for.
Fem gode vaner for bestyrelsen
At være arbejdsgiver i en aftenskole handler ikke om at være inde over alting. Tværtimod. Bestyrelsen skaber de overordnede rammer, mens skolelederen står for den daglige ledelse. Her er fem gode vaner, der kan gøre samarbejdet lettere og styrke bestyrelsens rolle:
1. Vær enige om, hvem der gør hvad
En god rollefordeling er guld værd. Bestyrelsen skal sætte retning og træffe de overordnede beslutninger, mens skolelederen tager sig af den daglige drift og personaleledelse. Når rollerne er tydelige, undgår man både dobbeltarbejde og misforståelser.
2. Prioritér den løbende dialog med skolelederen
Tag en årlig udviklingssamtale med skolelederen og sørg for jævnlige statusdrøftelser i løbet af året. Det giver mulighed for at tale om mål, trivsel, udfordringer og udviklingsmuligheder, før små problemer vokser sig store.
3. Hold øje med trivslen uden at blande jer i driften
Bestyrelsen har ansvar for, at aftenskolen er en god arbejdsplads. Derfor er det vigtigt at interessere sig for arbejdsmiljø og trivsel. Det betyder ikke, at bestyrelsen skal lede medarbejderne direkte, men at den løbende får indblik i, hvordan det går.
4. Få tingene skrevet ned
Klare aftaler gør hverdagen lettere. Ansættelsesforhold, personalepolitikker, ansvarsområder og vigtige beslutninger bør være dokumenteret. Det skaber tryghed og gør det lettere at sikre kontinuitet, når personer skifter rolle.
5. Brug mødetiden på fremtiden
Det kan være fristende at bruge bestyrelsesmøder på praktiske detaljer, men bestyrelsens vigtigste opgave er at kigge fremad. Hvordan udvikler aftenskolen sig? Hvilke aktiviteter skal styrkes? Hvordan sikres økonomien og kvaliteten? Det er spørgsmål som disse, der skaber værdi på længere sigt.
Når bestyrelse og skoleleder har et klart fælles billede af roller og ansvar, bliver arbejdsgiverrollen mindre kompliceret. Bestyrelsen kan fokusere på ledelse, strategi og udvikling, mens skolelederen får det nødvendige råderum til at drive og udvikle aftenskolen i hverdagen.
